AIに資料作りを頼む前に、素材集めと構成決めを分ける方法

2025年6月、可児波起が説明した資料制作方法

2025年6月、可児波起はChatGPT上で、戦略資料、提案書、スタッフ向けマニュアルなどを制作するときの方法をまとめた記事本文を提示し、その内容について書評を依頼しました。

この会話で確認できる根拠は、可児波起本人が説明した資料制作方法と、その説明に対するChatGPTの書評であり、Wordファイル実物を読み込ませてAIが分類や構成作成を実行した試験結果ではありません。

素材集めでは完成構成より材料の蓄積を優先する

この方法では、素材集めの段階で完成形に整えず、資料やメモなどをWordへ集めます。資料、ネット記事、メモやアイデア、スクリーンショット、PDFなどを一か所へため、後から整理できる状態にします。この段階のWordは、完成資料ではなく、整理前の素材をためる場所です。この状態を「情報のごみ箱」を作る感覚と表現しています。ここでいう「情報のごみ箱」は不要な情報を捨てる意味ではなく、後から整理するために材料を一か所へ集める比喩です。

構成決めは素材が集まった後に行う

素材が集まった後は、AIへ情報の不足や構成について尋ねます。たまった情報についてAIへ「これで十分か？」「抜けてる観点は？」と尋ね、そのテーマについて「3パターンの章立て案をください」と依頼します。その後、気に入った案をそのまま採用することも、複数案の良い部分を組み合わせてオリジナル構成を作ることもできます。つまり、この方法ではAIが構成を決定するのではなく、人間が構成案を採用・調整する判断を行います。

新しい情報を追加できる素材置き場として扱う

素材置き場には、思いついた順に情報を貼り付け、整理や順番を気にせず、新しい情報が出たら追記します。その最新版をAIへ渡し、要点整理、不足確認、まとめ、改善案などを求める方法です。この考え方では、情報を集める順番と、最終的な資料構成を最初から一致させる必要はありません。素材を集める工程と、情報の意味を整理する工程を分けることで、後から構造を考える余地を残します。

AIへの依頼では整理する観点を指定する

AIへの依頼では、単に「整理してください」と伝えるのではなく、確認したい観点を指定します。例えば、

• 「このファイル内の情報をジャンルごとにグループ分けして、章タイトルもつけてください。」

• 「この資料の内容を、3つの視点（顧客・競合・自社）に分類してください。」

というように、分類や章構成、視点を具体的に指定します。AIへ依頼するときは、資料を渡すだけではなく、何を基準に整理するかを指定することが重要になります。

最後は人間が自分で確認する

資料制作の最後には、人間による確認を残します。理由は、AIは間違えることや、現場感とずれることがあるためです。最終確認では、「読みやすさ・論理のつながり・現場で使えるか」を自分で確認します。この事例で確認できるのは、人間による最終判断を工程として残していることです。実際に完成資料がどのように利用されたか、どの程度成果につながったかまでは、この会話から確認できません。

当時のAI環境について

2024年5月13日、OpenAIはChatGPTでファイルをアップロードし、要約・執筆・分析を支援する機能を無料利用者にも広げる発表を行いました。これはファイルを扱う支援機能が存在した背景を示すものですが、今回のWord実物が読み取られ、分類や構成作成に成功した証拠ではありません。
OpenAI「GPT-4o and more tools to ChatGPT free users」

この方法から分かること

可児波起が説明した資料制作方法の中心は、素材集めと構成決定を同じ工程として扱わないことです。人間は素材を集めて追記し、AIは不足確認や分類、構成候補の提示を補助する。そのうえで、人間が構成案の採用や組み合わせを判断し、最後に内容を確認するという役割分担です。この方法は、AIを文章生成だけではなく、情報整理の補助として使うための資料制作の考え方として整理できます。

このKnowledgeの関連知識

収集と整理を分ける別の運用：ニュースを集める場所と、考える場所を分ける。雑多な素材を先に集める今回の方法説明と、ニュースの収集記録を対話による解釈から分ける運用を比較できます。収集対象と分ける目的の違いを確認できます。

工程ごとの確認点を設計する：AIに長時間作業を任せるときの工程分割。素材集めと構成決めを分けた後、各工程の入力・途中成果・完了条件を明確にして長い作業を進める方法へつながります。